teamfunk

Ein digitales Dosentelefon verbessert die Ergebnisse verteilt arbeitender Teams.

Zusammenfassung

teamfunk ist ein Gerät, das die Zusammenarbeit von virtuellen Teams verbessert. Durch eine permanente Videoverbindung zwischen den Kollegen, können kleinere Anliegen spontan und schnell geklärt werden. Die Anlehnung an das klassische Dosentelefon verdeutlicht die einfache und direkte Kommunikation.

Meine Tätigkeiten

Das Gruppenprojekt startete während meines Studiums. Zu meinen Aufgaben zählten:

  • User Research
  • Entwicklung von Personas, Use Cases, User Stories und Scenarios
  • Ausarbeitung der Funktionalitäten
  • Interaction und Product Design
  • Herstellung eines Product Mockups

2012 führte ich die Entwicklung mit einem Kommilitonen fort. Wir produzierten Prototypen und führten einen Pilottest mit eBay Europe durch. 2013 gründeten wir ein Startup und vermieteten die Geräte u.a. an die Agentur Razorfish in Frankfurt.

Direkt zum Produktvideo
Direkt zur Pilotstudie mit eBay

Ausgangssituation

Arbeiten von Zuhause klingt für viele Arbeitnehmer reizvoll. Dennoch schränken manche Unternehmen „Home Office“ ein oder verbieten es komplett. Die Gründe sind häufig schlechte Erfahrungen bei der virtuellen Zusammenarbeit und unbefriedigende Ergebnisse.

Was läuft schief und kann ein Mediensystem helfen?

Research & Konzeption

In einem nutzerzentrierten Designprozess haben wir potentielle Anwender von Beginn an in die Entwicklung mit einbezogen. Zunächst führten wir mehrere Interviews und Beobachtungen durch.

Spontaner Austausch ist selten

Erwartungsgemäß ist die Kommunikation eines der größten Probleme verteilt arbeitender Teams.

talk

Meetings können durch Telefon- oder Videokonferenzen zumeist noch ersetzt werden. Hingegen fällt die Anzahl spontaner Absprachen rapide ab, obwohl diese für besonders wichtig gehalten werden:

„Die besten Ideen entstehen sowieso bei den Gesprächen zwischendurch!“

Zitat eines Technischen Projektmanagers

Die eingesetzten E-Mail- oder Chat-Apps können den spontanen Austausch zwar fördern, sind jedoch unpersönlich und anfällig für Missverständnisse. Videochats sind wiederum ein guter Ersatz für Face-to-Face-Gespräche, werden jedoch nur für geplante Kommunikation eingesetzt.

Grundsätzlich besteht eine hohe Barriere, einen räumlich getrennten Kollegen wegen einer vermeintlichen Kleinigkeit zu kontaktieren.

Fehlender Zusammenhalt

Zudem beklagen die virtuellen Kollegen einen geringen Zusammenhalt. Bereits die Aufteilung in getrennte Büros führe zur Gruppenbildung und schmälere das Teamgefühl.

no-team

Doch wie lässt sich das Teamgefühl fördern? In der theoretischen Auseinandersetzung konnten verschiedene Faktoren identifiziert werden. Hierzu zählen nicht oder kaum beeinflussbar Faktoren (z.B. Sympathie) oder organisatorische Rahmenbedingungen (z.B. klare Zuständigkeiten).

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Interaktion. Dies beinhaltet nicht nur das direkte Handeln miteinander, sondern auch die „Teamwahrnehmung“, die u.a. auf den folgenden Informationen basiert:

  • Was machen die anderen gerade?
  • Wann kann ich die anderen erreichen?
  • Was denken die anderen darüber und warum?

Im Unterschied zu virtuellen Teams, können lokale Kollegen diese Informationen durch einen kurzen Blick oder ein spontanes Gespräch schnell teilen.

Personas & User Scenarios

Auf Basis des Researchs entwickelten wir mehrere Personas. Diese unterscheiden sich insbesondere in ihrer Tätigkeit, der Technikaffinität und ihrem Kommunikationsverhalten:

„Kommunikation ist für Teams das A und O. Viele Probleme lassen sich durch frühzeitige Absprachen verhindern.“

Persona „Frederick“, Projektmanager

„Natürlich rede ich gerne mit meinen Kollegen. Aber ich brauche auch mal meine Ruhe, sonst komme ich den ganzen Tag zu nichts.“

Persona „Monique“, Designerin

Anhand der Personas konnten die wichtigsten User Scenarios identifiziert und analysiert werden. Hierzu zählen u.a. „Einen Kollegen kontaktieren“, „Prüfen, ob ein Kollege verfügbar ist“ oder „Schauen, woran die Kollegen gerade arbeiten“.

Der Charakter unseres Systems

Die Eigenschaften des geplanten Systems definierten wir in einem Polaritätenprofil, um so eine konsistente Gestaltung sämtlicher Komponenten zu ermöglichen.

Der Anwendungscharakter des geplanten Systems

Die Lösung

Unsere Lösung ist ein eigenständiges Gerät mit dem Namen „teamfunk“. Äußerlich greift es die Form eines Dosentelefons auf, eine Metapher für einfache und direkte Kommunikation.

Wie teamfunk hilft

Statt über eine Schnur, verbindet teamfunk die Kollegen kabellos über das Internet miteinander. Dabei baut teamfunk eine permanente Videoverbindung zwischen den Kollegen auf, um spontane Gespräche zu fördern und eine Büroatmosphäre zu erzeugen. Bedient wird teamfunk über einen 360° Drehring an der Vorderseite.

Verbundenheit erzeugen

Sobald teamfunk angeschaltet wird, baut es eine Videoverbindung auf. Die Kollegen werden abwechselnd angezeigt und können zudem durch Drehen des Drehrings oder durch Nennung des Namens ausgewählt werden.

Spontane Gespräche führen

Der Ton wird zunächst nicht übertragen. Möchte man mit einem Kollegen sprechen, reicht eine kurze Bestätigung mit dem Drehring.

Teamwahrnehmung & Interaktionen fördern

teamfunk zeigt an, wer für ein Gespräch verfügbar ist. Eine Statusnachricht beschreibt, woran die Kollegen gerade arbeiten. Zudem fordert teamfunk von Zeit zu Zeit zu kurzweiligen Spielen auf, um die Interaktion zu fördern.

In Ruhe arbeiten können

Der Leuchtkreis an der Vorderseite zeigt die Verfügbarkeit des Kollegen an. Ist der Kollege verfügbar, kann er direkt angesprochen werden. Ist er beschäftigt, ist das Bild unscharf und es wird eine Anfrage verschickt.

Vorteile der Hardware-Lösung

Durch das eigenständiges Gerät kann eine permanente Verbindung ohne Ablenkung erreicht werden. teamfunk ist immer im Blickfeld, lenkt jedoch nicht auf dem Arbeitsbildschirm ab. Es wird auch nicht durch andere Fenster überdeckt, so dass das Team immer präsent bleibt.

Software-Lösung: Das Videofenster lenkt ab und wird überdeckt

teamfunk: Die Kollegen sind im Blickwinkel immer präsent

Zudem ermöglicht teamfunk physikalische Interaktionen, die Spaß machen und die Kommunikation vereinfachen.

tf_physical

Beispiel: Stellt der Benutzer teamfunk auf, baut es automatisch eine Verbindung zu den Kollegen auf. Möchte man teamfunk ausschalten, muss das Gerät einfach auf die Vorderseite gestellt werden.

Erster Prototyp

Die Kernidee von teamfunk wurde in einem ersten Prototypen veranschaulicht. Dieser ermöglicht die Bedienung eines Software-Mockups via Drehrad sowie den Verbindungsaufbau zu einem Desktop-Client.

tf_prototyp1

Der Prototyp diente in erster Linie zur Präsentation des Konzeptes und wird über einen Laptop betrieben. Für die folgenden Feldstudien, musste etwas Neues her…

High-Fidelity Protoyping & Feldstudien

Zusammen mit meinem Kollegen Christoph Wannemacher, entschloss ich mich teamfunk weiterzuentwickeln. Unser Ziel war es, das Konzept von teamfunk mit funktionsfähigen Geräten im realen Einsatz zu erproben.

Der Prototyp

Zur Herstellung der Außenhülle und der Innenkonstruktion testeten wir verschiedene 3D-Druckverfahren. Für den Druck erstellten wir die gewünschte Konstruktion in einem 3D-Modell.

3D-Modell der Außenhülle

Zunächst testeten wir ein Verfahren, bei welchem ein Gips-ähnliches Pulver als Baumaterial dient. Das Gehäuse erwies sich jedoch als zu schwer und das Baumaterial entsprach nicht der gewünschten Haptik.

Die Entscheidung fiel schlussendlich auf das Rapid-Prototyping-Verfahren „Fused Deposition Modelling“ (FDM). Bei diesem Verfahren wird ein Kunststoffdraht in einer beheizten Düse aufgeschmolzen und durch diese extrudiert. Das Ergebnis ist ein leichtes Kunststoffgehäuse aus ABS-Material.

Gips-Variante: Zu schwer, zu stoßempfindlich und zu „kalt“

Unbehandelte ABS-Variante: Leicht und hochwertig

Als Computereinheit dient ein handelsübliches Smartphone. Es vereint alle benötigten Komponenten, ist mobil einsetzbar und ermöglicht die Umsetzung der wesentlichen Funktionalitäten in Form einer App.

Das Ergebnis: Insgesamt acht lauffähige Prototypen

Pilotstudie mit eBay Europe

In Kooperation mit eBay Europe testeten wir unser Konzept innerhalb eines Teams, welches von Berlin und Zürich aus zusammenarbeitet. In dem zweiwöchigem Test setzten wir vier Prototypen ein. Während dieser Zeit betreuten wir den Test und beobachten die Probanden vor Ort.

Langzeittest mit Razorfish

Auf Basis der Pilotstudie mit eBay überarbeiteten wir die Hard- und Software. Wir führten anschließend einen weiteren Test mit der Agentur Razorfish durch. Vier Prototypen wurden zwischen den Kollegen in Berlin und Frankfurt getestet.

tf-razorfish

Aufgrund der positiven Ergebnisse, entschieden sich die Kollegen bei Razorfish insgesamt acht Geräte über einen Zeitraum von sechs Monaten zu mieten. Während dieses Langzeittests führten wir regelmäßig Interviews mit den Probanden durch.

teamfunk aus Sicht der Nutzer

„Es holt mir die Kollegen fast schon vor Ort, als wären sie an meiner Arbeitsinsel.“

Content Strategist, eBay

„Die Kommunikation wurde einfach verbessert.“

Projektmanager, razorfish

„You are more spontaneous and tend to get faster in touch.“

Content Strategist, eBay

„Das Gefühl entsteht, man sitze am gleichen Ort, am gleichen Tisch. Das ist wie ein normale Gespräch unter vier Augen.“

Designer, razorfish